Management Assistent / Bestuurssecretaresse

41783
Opdrachtnummer
41783
Opdrachtgever
Gemeente Wijk bij Duurstede
Datum
19 Januari 2026 tot 19 Mei 2026
Uren per week
voor 36 Uur per week.
Status
Open
Regio
Utrecht
Functie type
Administratief en Officemanagement, Secretaris en PMO
Sluitingsdatum
31 December 2025
Verlengingsopties
n.t.b.
Opdracht type input
ZZP, Detachering

Gemeente Wijk bij Duurstede

Adres met huisnummer

-

Postcode

-

Plaats

Wijk bij Duurstede

Introductie
Voor de Gemeente Wijk bij Duurstede zijn wij op zoek naar een Management Assistent / Bestuurssecretaresse.
Opdracht inhoud

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers en zorgt daardoor dat zij zich kunnen focussen op wat écht belangrijk is. Daarnaast neem je een coördinerende rol op je binnen het secretariaatsteam, waarbij je zorgt voor een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen. Een greep uit jouw afwisselende takenpakket:

  • Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;
  • Met een grote mate van zelfstandigheid (mede) bepalen waar de prioriteiten liggen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en hierover adviseren;
  • Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
  • Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris, de bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
  • Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Naast de secretariële ondersteuning van het college, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, vervul je een coördinerende rol binnen het secretariaatsteam. Dat betekent dat je:

  • Zorgt voor duidelijkheid in rol- en taakverdeling binnen het team en tussen afdelingen;
  • Werkwijzen en processen uniformeert en professionaliseert, zodat iedereen op dezelfde manier werkt;
  • De bezetting en werkverdeling bewaakt, en tijdig signaleert waar knelpunten ontstaan;
  • Als spin in het web fungeert tussen verschillende afdelingen, en zorgt dat afspraken en verantwoordelijkheden helder zijn;
  • Initiatieven neemt om de samenwerking en efficiëntie van het secretariaat te verbeteren.

Als meewerkend voorman heb je een afwisselende functie en geen dag is daarom hetzelfde voor jou. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een pietje precies, maar ook in staat om je voelsprieten op het juiste moment uit te steken. En dan ben je ook nog een prettige collega met wie het goed samenwerken is!

Organisatie

Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar. Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.

Competenties

  • Je bent een prettige gesprekspartner;
  • Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal;
  • Je bent accuraat, integer en stressbestendig;
  • Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen;
  • Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden;
  • Je bent gestructureerd en hebt oog voor detail;
  • Je hebt een flexibele werkinstelling.

Eisen en wensen

  1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse binnen een overheidsinstelling;
  2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in het coördineren van een secretariaatsteam;
  3. Aantoonbare werkervaring met het in staat zijn om burgemeester, wethouders en directeur te adviseren in het bepalen van prioriteiten bij e-mail verkeer, verzoeken om afspraken en telefonische verzoeken om contact;
  4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een gemeente;
  5. Aantoonbare werkervaring in het uniformeren van werkprocessen en het verbeteren van samenwerking binnen teams;
  6. Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs;
  7. Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris;
  8. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van (directie)secretaresse / management assistent.
Gesprek

8 januari as.

Overige informatie

Deze opdracht is een niet specifieke zzp opdracht. Informeer naar de mogelijkheden.
De functie wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever.

Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent! Reageer via de onderstaande button op deze opdracht. Nog geen profiel? Deze maak je heel makkelijk en snel aan. Nadat jij je interesse kenbaar hebt gemaakt zullen wij contact met je opnemen. Ten aanzien van referenties vragen wij: naam, bedrijf en telefoonnummer. Je wordt beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt je niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarnaast wordt er beoordeeld op diverse wensen. In je aanbieding moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden. Heb je over deze opdracht of andere opdrachten vragen? Neem dan contact op via 085 – 487 85 00 of zp@jong-en-ko.nl of vul het contact formulier in.