2 Adviseurs Bedrijfsvoering.

4071
Opdrachtnummer
4071
Opdrachtgever
Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
Datum
29 April 2022 tot 29 Oktober 2022
Uren per week
voor 36 Uur per week.
Status
Gesloten
Regio
Zuid-Holland
Functie type
Administratief en Officemanagement, Beleids- en Adviesdiensten
Sluitingsdatum
11 April 2022
Verlengingsopties
Ja;
Opdracht type input
ZZP

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

Address with nr

-

Postcode

-

Plaats

Den Haag

Introductie
Voor de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) zijn wij op zoek naar een 2 Adviseurs Bedrijfsvoering..
Opdracht inhoud

Het werk van de onderdelen Klinisch Plaatsen (KP) en Forensich Plaatsing Loket (FPL) is erg dynamisch. De werkprocessen kenmerken zich door (zeer) beperkt beschikbare capaciteit (bedden) voor (over)plaatsingen of op momenten voor patiënten met specifieke problematiek geen beschikbare capaciteit, afwijzingen van zorgaanbieders op plaatsingsverzoeken en werk dat deels niet voorspelbaar is in toevoer van aanvragen en gevraagde snelheid van acteren van de medewerkers (bijvoorbeeld bij een direct uitvoerbaar vonnis of een andere uitspraak van de rechter dan vooraf door de ketenpartners ingeschat). Waarbij constant het streven is “niemand ongewenst de straat op!” en idealiter elke patiënt op het juiste bed, met de juiste zorg en beveiliging terecht komt. De informatievoorziening ondersteunt de werkprocessen vooralsnog onvoldoende in de dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers zijn aangewezen op separate (handmatig op te stellen) overzichten om inzicht te krijgen in de eigen caseload en deze te kunnen bewaken. Medewerkers maken kenbaar dat de werkdruk te groot is geworden en zij niet in control zijn op de caseload, met alle risico’s van dien. De behandelduur van complexere casussen en spoedgevallen is extreem toegenomen onder de huidige omstandigheden. De manier waarop het werkproces is ingericht en het aantal medewerkers wat beschikbaar is om het werk uit te voeren lijken niet toereikend te zijn om de problematiek het hoofd te bieden. De grote betrokkenheid van de medewerkers bij hun werk en de verantwoordelijkheid die zij nemen maken dat de risico’s tot op heden beperkt zijn gebleven, maar dit is niet lang meer vol te houden op deze manier. De werkprocessen binnen KP en FPL én de samenwerking in de keten (met ketenpartners en zorgaanbieders) behoeven aandacht, er moet gekeken worden naar de effectiviteit en efficiëntie in het plaatsingsproces Overige Forensische Zorg (OFZ) en de samenwerking daaromheen. De huidige omstandigheden (met o.a. hoge capaciteitsdruk) maken dit noodzakelijk. De hoge werkdruk binnen het team maakt dat hier door de plaatsers zelf onvoldoende tijd voor kan worden vrijgemaakt, evenals in de dagelijks gewenste aandacht en aanwezigheid van de leidinggevende.

Extra slagkracht om tot een efficiënt en effectief plaatsingsproces te komen is gewenst. Slimme en werkbare oplossingen zijn nodig om patronen te doorbreken en nieuwe perspectieven te krijgen. Waarbij op alle onderdelen met het team oplossingen moeten worden gezocht zodat deze ook daadwerkelijk beklijven. De opdracht valt uiteen in 2 delen die gedeeltelijk parallel uitgevoerd kunnen worden.

Deel 1: analyseren en adviseren

  • Analyseer de werkprocessen en werkvoorraden en identificeer de knelpunten hierin, inclusief formatie van het team en IV-ondersteuning.
  • Focus in de analyse enerzijds op het team KP/FPL (onderlinge samenwerking, verbinding, werkverdeling tussen beide onderdelen als ook de verschillende functies binnen het proces, ordening, sturing) en anderzijds op de samenwerking in de keten, de toegankelijkheid van KP/FPL voor ketenpartners (adequate beantwoording mails en/of telefoon op het passende niveau) en de communicatie over plaatsingsvraagstukken.
  • Realiseer inzicht in wachtlijsten en acteren van zorgaanbieders (waar huidige ICT dit niet biedt) rondom plaatsingen.
  • Stel aanbevelingen op om de geïdentificeerde knelpunten te kunnen oplossen.
  • Maak helder waar de verantwoordelijkheid ligt om het betreffende knelpunt op te lossen.
  • Stel een implementatieplan op voor de aanbevelingen.

Deel 2: slagkracht in de praktijk

  • Dagelijkse sturing en coaching van de medewerkers op de procesflow en workload (bijvoorbeeld aan de hand van dagstarts, dagelijkse werkverdeling en voortgangsbewaking). Direct te starten om het laaghangend fruit te plukken en vervolgens conform implementatieplan de aanbevelingen door te voeren.
  • Heldere in- dan wel verdeling tussen KP en FPL en meer rust in werkbeleving en dagelijkse contacten.
  • Versterken verbinding ketenpartners (waaronder Dashboard Beveiligde Bedden, zorgaanbieders, 3RO, AICE etc.) aan de hand van de geïdentificeerde knelpunten en aanbevelingen om ze op te lossen.
  • Versterken verbinding Divisie ForZo (Inkoop en kwaliteitsbeheer) met gerichte en concrete vraagstukken.
  • Met de medewerkers werken aan de implementatie, door maximale betrokkenheid bij o.a. procesverbetering, IV-vernieuwing (IFZO) en structureel ruimte te maken voor inzet hierop. Gevraagd wordt een duo van gedreven en ervaren (proces)adviseurs die in een complex werkveld snel inzicht verkrijgen op de werkstroom en hierin naast ordening ook dagelijks de ondersteuning bieden in voortgangsbewaking op afspraken en implementeren van nieuwe ontwikkelingen. Daadkrachtig en resultaatgericht zijn en samen met de medewerkers, de leidinggevende en/of MT komen tot een toekomst bestendig proces waar werkplezier terugkeert naast optimale procesvoering t.a.v. plaatsingen.

Organisatie

Zorgen dat een veroordeelde op het juiste moment op de juiste plaats terechtkomt. Dat is de taak van de divisie Individuele Zaken DIZ van de Dienst Justitiële Inrichtingen DJI. Dagelijks worden ongeveer 150 mensen veroordeeld voor een vergrijp. De plaatsing in een justitiële inrichting is afhankelijk van de beschikbare capaciteit en de eventuele behandelmaatregelen die de rechter heeft opgelegd. Daarom kunnen de plaatsingen en andere processen soms lastige puzzels zijn. Hetzelfde geldt voor de afwegingen die worden gemaakt als het gaat om het verlenen van verlof of het verlengen van maatregelen. Behalve belangen van de justitiabele spelen daarbij de belangen van slachtoffers en de maatschappij een belangrijke rol. Sommige zaken krijgen bovendien veel mediaaandacht. Denk aan veroordelingen van zware criminelen of verlofregelingen in zedenzaken. In die gevallen ligt ons werk onder een vergrootglas. DIZ werkt nauw samen met andere onderdelen van DJI zoals het gevangeniswezen vreemdelingenzaken de forensische zorg en justitiële jeugdinrichtingen. Buiten DJI schakelen we met onder andere de reclassering en het Openbaar Ministerie. Samen zorgen we dat de kwaliteit van ons werk altijd van hoog niveau is. Onze divisie werkt procesgeoriënteerd en kent de volgende acht werkprocessen contactcenter eerste plaatsing doorplaatsingen bezwaar en beroep verblijf buiten de inrichting verlengingen internationale overdracht strafvonnissen.

Onze divisie werkt procesgeoriënteerd en kent de volgende acht werkprocessen: * contactcenter; * eerste plaatsing; * doorplaatsingen gevangeniswezen/ vreemdelingenbewaring; * doorplaatsingen forensiche zorg/ jeugd; * bezwaar en beroep; * verblijf buiten de inrichting; * verlengingen; * internationale overdracht strafvonnissen.

Eisen en wensen

  1. Je hebt een afgeronde WO-opleiding;
  2. Je hebt minimaal vijf (5) jaar ervaring met aansturing en coaching van teams en medewerkers;
  3. Je hebt kennis van optimalisering van processen en inzet hierop in een complex speelveld en kan dit aantonen aan de hand van een afgeronde opleiding, training of werkervaring.
  4. Je beschikt over 5 of meer jaren relevante werkervaring
Gesprek

z.s.m

Overige informatie

Uren: 32 tot 36 Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent! Reageer via de onderstaande button op deze opdracht. Nog geen profiel? Deze maak je heel makkelijk en snel aan. Nadat jij je interesse kenbaar hebt gemaakt zullen wij contact met je opnemen. Ten aanzien van referenties vragen wij: naam, bedrijf en telefoonnummer. Je wordt beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt je niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarnaast wordt er beoordeeld op diverse wensen. In je aanbieding moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden. Heb je over deze opdracht of andere opdrachten vragen? Neem dan contact op via 085 – 487 85 00 of zp@jong-en-ko.nl of vul het contact formulier in.

Een indicatie van je uurtarief voor deze opdracht zien wij graag in je reactie op deze opdracht. ZP&co werkt in opdracht van de externe opdrachtgevers met uurtarieven inclusief reis en verblijfkosten, exclusief BTW.
Indien je geen ZZP'er bent kun je ook reageren. Wij bieden je dan, voor de periode van de opdracht, een marktconform salaris.
Nadere informatie verkrijgbaar bij team ZP&co 085 – 487 85 00. ZP&co is een bemiddelingsorganisatie/coöperatie voor ZZP’ers met een HBO+ werk-denkniveau. Wij hebben geen winstdoelstelling. Jij als Zelfstandig Professional staat centraal in onze coöperatie. Doe mee en word lid. Bedrijven die op zoek zijn naar ZZP’ers. Wij hebben ze. Meld uw vacature aan op ons administratie zp@jong-en-ko.nl. Met een achterban van ruim 14.000 ZZP’ers heeft de coöperatie altijd een oplossing.

Overige informatie in verband met Corona  
Kom je in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever een gesprek met je in. Het gesprek zal ofwel op locatie ofwel online plaatsvinden. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen.