Voor de Gemeente Doetinchem zijn wij op zoek naar een Projectleider herinrichting kantooromgeving.

Als projectleider kantooromgeving ben jij verantwoordelijk voor de (verder) uitwerking van het voorlopig-, definitief en het technisch ontwerp met meubelboek ten behoeve van de herinrichting van het Stadhuis. Er is al het nodige werk verzet, zo is het voorlopig ontwerp al bijna afgerond. We hebben de ambitie om eind 2026 een start te maken met de realisatie van de gewenste aanpassingen.

Je werkt nauw samen met de intern projectleider ‘kantooromgeving’ en intern projectleider ‘houding en gedrag’ binnen gemeente Doetinchem. Zie het organogram voor de projectorganisatie bij het kopje eisen. De uitdaging is om ervoor te zorgen dat de herinrichting aansluit op de wensen en eisen van de organisatie. Ook is in het definitief ontwerp rekening gehouden met het huisvesten van een tweetal teams die nu nog vanuit een andere locatie werkzaam zijn. Gezamenlijke spelregels rondom houding en gedrag in relatie tot hybride werken zijn opgesteld en hier is draagvlak voor binnen de organisatie.

RESULTATEN:

• Hervatten en afronden van de voorlopige ontwerpfase, inclusief het opleveren van een voorlopig ontwerp met o.a. een functionele indeling van werkplekken, (overleg)ruimten en clustering van teams;

• Opleveren van een definitief ontwerp. In deze fase worden de keuzes van de opdrachtgever meegenomen, denk hierbij aan bijvoorbeeld de afwerking van materialen en type meubilair;

• Opleveren van een technisch ontwerp en meubelboek;

• Tussentijds opleveren van besluitvormingsdocumenten, zoals een fasememo voor de definitieve ontwerpfase en kostenramingen voor interne stakeholders;

• Adviseren bij het opstellen van breed gedragen gedragsregels rondom hybride werken, in samenwerking met de intern projectleider houding en gedrag. De timing van het implementeren van deze regels moet nog worden bepaald;

• Opstellen van een intern communicatieplan om medewerkers goed te informeren en te betrekken bij de herinrichting. Onderdeel van dit plan is ook de planning met betrekking tot de besluitvorming;

• Opdrachtgever heeft budget beschikbaar. Realisatie van alle resultaten past binnen de budgettaire kaders;

• Na uitvoering van de opdracht is alles gereed om te starten met de volgende fasen, voorbereidingsfase/uitvoeringsfase.

ACTIVITEITEN:

• Deelnemen en actief leiden van structureel overleg met de projectgroep kantooromgeving (gemiddeld 1x per 3 weken), inclusief het bijhouden van een actielijst;

• Creëren van participatie binnen de organisatie door het houden van meerdere werksessies waarbij ieder team vertegenwoordigd is door een medewerker;

• Voorbereiden van presentaties voor interne stakeholders, zoals de stuurgroep en college.;

• Op verzoek bijwonen van de presentaties;

• Algeheel projectmanagement, inclusief het bewaken van de voortgang en budgettaire kaders;

• Doorlopend aandacht besteden aan risico’s die van invloed zijn op het project en hoe deze risico’s het beste te managen;

• Fungeren als aanspreekpunt voor externe adviespartijen, zoals architecten en installatiedeskundigen.