HET PROJECT:
Het programma IOO bestaat, naast de programmadirecteur, uit programmamanagers voor de verschillende actielijnen en een staf (bestaande uit secretaris, controller, QA, secretariaat, communicatie). De programmadirectie stuurt in opdracht van de Bestuursraad op de realisatie van de plannen en verantwoordt hierover via een tweemaandelijkse rapportage. De onderliggende programma’s en projecten rapporteren de voortgang aan het programma IOO. Om tot de gewenste resultaten te komen zijn de activiteiten opgesplitst in verschillende ‘Actielijnen’, waaronder het programma Actielijn 2 ‘Aard & Omvang van informatie’.
De programmamanager ‘aard en omvang van informatie’ (Actielijn 2) zoekt een Projectmanager dossiers op orde’ bij het pSG cluster. In scope zijn de volgende directies (totaal ca. 500 medewerkers): Hoofddirectie Financieel-Economische Zaken, Bureau Bestuursondersteuning en Advisering, Communicatie, Juridische Zaken, Bedrijfsvoering, Mens & Organisatie, Digitalisering & Informatisering en het bureau van de Beveiligingsautoriteit.
De projectmanager opereert in een breder programma en bouwt voort op de bewezen aanpak die reeds is ingezet bij het project ‘beleidsdossiers op orde’. Ook is er reeds een vastgesteld kader waarin (minimum) eisen zijn vastgesteld met betrekking tot de archivering van informatie. Dit kader dient te worden geïmplementeerd binnen het pSG en naar verwachting vertaald worden naar specifieke richtlijnen voor het pSG cluster. Doel van het project is om dit jaar alle actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen conform de Archiefwet en intern beleid.
DE OPDRACHT:
Financiën, en ook het pSG cluster, heeft een versnipperd informatielandschap. Directies werken op netwerkschijven, in samenwerkruimten en deels in het Documentmanagement Systeem Digidoc. Dossiers zijn niet op orde: ze zijn niet compleet, naamgeving en structuren zijn onduidelijk en er zijn beperkte samenwerkafspraken. Het project ‘dossiers op orde’ stelt normen bij en zet in op de implementatie daarvan binnen de directies van het pSG cluster het beleidsdepartement.
Hiervoor wordt een Projectmanager gezocht. De Projectmanager zorgt ervoor dat de directies volgens het Kader en de specifieke richtlijnen gaan werken, van medewerkers tot management. Daartoe maakt hij of zij een plan dat niet alleen gericht is op het heden en de toekomst, maar ook gericht is op de inhaalslag die moet worden gemaakt. Daarbij dient de Projectmanager niet alleen oog te hebben voor het belang van informatiehuishouding, maar ook voor de uitvoerbaarheid van het kader en het beperken van de werklast die dat in de praktijk met zich brengt.
Voor het op orde brengen van dossiers is ondersteuning beschikbaar in de vorm van een informatiemanager en meerdere kwaliteitsmedewerkers. Parallel loopt een communicatie en trainingscampagne die hieraan ondersteunt. De Projectmanager begeleidt hen door met management afspraken te maken, te sturen op voortgang en te verbinden op mens en inhoud.
Het is belangrijk dat je vanuit kennis en ervaring met de uitvoering van de Archiefwet sturend kan zijn in de op te stellen richtlijnen en prioriteiten. Je kan schakelen met alle niveaus: van medewerkers en management in de directies tot aan (archief)specialisten. De Projectmanager fungeert als meewerkend voorman/-vrouw en kan ook zelf ‘op orde’ sessies en presentaties verzorgen. Gelet op deze taken zoeken we iemand die overzicht kan houden en structuur kan aanbrengen, prioriteiten kan stellen, functioneel kan aansturen, en die overtuigend en enthousiasmerend kan communiceren.
JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN:
Werk je met specialisten richtlijnen uit die de Archiefwet en het interne Kader vertalen naar het pSG cluster. Zodat zij weten wanneer een dossier op orde is (in welk systeem werken, welke informatie hoort in dossier, etc.) en je daar vanuit de aanpak op kan sturen;
Stel je per directie een plan op voor de uitrol van ‘dossiers op orde’ die aansluit bij de bestaande aanpak, zodat alle medewerkers met hun huidige dossiers conform richtlijnen gaan werken;
Stel je per directie een plan op voor het opruimen van netwerkschijven, samenwerkruimten en oude (niet goed gearchiveerde) digitale dossiers;
Geef je met het team uitvoering aan deze plannen, en zorg je voor een cultuurverandering zodat datgene wat je implementeert ook beklijft;
Communiceer je vlot met directeuren management en medewerkers, en geef je presentaties om de opgave goed in te leiden en onderweg bij te sturen;
Begeleid je 2 tot 4 dossierkwaliteitsmedewerkers (junioren) die medewerkers helpen met het op orde brengen van dossiers. Gezien hun werkervaring kan je ze inhoudelijk in het archief-vak begeleiden;
Stuur je op het resultaat om uiterlijk 2024 de actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen;
Lever je voortgangsrapportages op aan de pSG staf (directeurenoverleg) en de programmamanager Beleidsdossiers op orde. Je signaleert wanneer de voortgang stagneert en neemt initiatief om daarvoor oplossingen te vinden.
Het programma ‘Informatie Op Orde’ (IOO) kent haar bestaansrecht als een reactie op de kabinetsreactie naar aanleiding van het rapport ‘Ongekend Onrecht’, waar de Parlementaire Onderzoekscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) zich kritisch uitlaat over de wijze waarin zij tijdens het onderzoek zijn voorzien van informatie. Aansluitend daarop zien we over de afgelopen jaren een groeiende noodzaak binnen de Rijksoverheid, en ook het Ministerie van Financiën, voor het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding. Naar aanleiding van deze ontwikkelingen is er binnen het Ministerie van Financiën een tijdelijke programmadirectie IOO opgericht voor het duurzaam op orde brengen van de informatiehuishouding, alsook het verbeteren van de informatievoorziening. Het programma heeft onder andere de volgende hoofdtaken: het definiëren van verbetermaatregelen, transparant en open communiceren, verbeteren van kennis, houding en gedrag en dit verankeren in de organisatie, het afbakenen van de aard en omvang van de informatie en het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid.
30 juli en 1 augustus as.
Overige informatie
Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent! Reageer via de onderstaande button op deze opdracht. Nog geen profiel? Deze maak je heel makkelijk en snel aan. Nadat jij je interesse kenbaar hebt gemaakt zullen wij contact met je opnemen. Ten aanzien van referenties vragen wij: naam, bedrijf en telefoonnummer. Je wordt beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt je niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarnaast wordt er beoordeeld op diverse wensen. In je aanbieding moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden. Heb je over deze opdracht of andere opdrachten vragen? Neem dan contact op via 085 – 487 85 00 of zp@jong-en-ko.nl of vul het contact formulier in.
Een indicatie van je uurtarief voor deze opdracht zien wij graag in je reactie op deze opdracht. ZP&co werkt in opdracht van de externe opdrachtgevers met uurtarieven inclusief reis en verblijfkosten, exclusief BTW.
Indien je geen ZZP'er bent kun je ook reageren. Wij bieden je dan, voor de periode van de opdracht, een marktconform salaris.
Nadere informatie verkrijgbaar bij team ZP&co 085 – 487 85 00. ZP&co is een bemiddelingsorganisatie/coöperatie voor ZZP’ers met een HBO+ werk-denkniveau. Wij hebben geen winstdoelstelling. Jij als Zelfstandig Professional staat centraal in onze coöperatie. Doe mee en word lid. Bedrijven die op zoek zijn naar ZZP’ers. Wij hebben ze. Meld uw vacature aan op ons administratie zp@jong-en-ko.nl. Met een achterban van ruim 14.000 ZZP’ers heeft de coöperatie altijd een oplossing.
Kom je in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever een gesprek met je in. Het gesprek zal ofwel op locatie ofwel online plaatsvinden. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen.