Het standaardiseren en automatiseren van financiële en inkoopprocessen in een nieuw systeem brengt een verandering met zich mee, op zowel procesmatig als op organisatorisch niveau. De impact van deze verandering kan verschillen per organisatieonderdeel in het primaire proces. Je bent verantwoordelijk voor het opleiden van de (eind)-gebruikers van financiële processen en systemen, gekoppeld aan de ontwikkeling, resultaten en mijlpalen van het programma AFIS. Je ontwikkelt de opleidingen en het benodigde opleidingsmateriaal en zorgt ook in praktische zin voor de organisatie en uitvoering van de opleidingen. Je concretiseert de betekenis van verandering voor de organisatie en stelt binnen de opleidingen de juiste interventies voor zodat eindgebruikers in de nieuwe situatie efficiënt en enthousiast aan de slag kunnen. Zo zorg je dat er binnen het opleidingsmateriaal naast het 'hoe' ook aandacht voor het 'waarom'. Eindgebruikers van het systeem zijn de financiële professionals van de directie maar ook collega's die werkzaam zijn binnen andere organisatieonderdelen in de stad met een budget- en inkoopverantwoordelijkheid.
We zoeken een opleidingscoördinator die weet hoe opleidingen kunnen worden ingezet bij het adopteren van procesmatige verandering horende bij de implementatie van een nieuw systeem en bijbehorende werkprocessen.
Werkzaamheden
Kerntaken
Maakt samen met de lead consultant van de implementatiepartner een opleidingsplan, passend binnen de dynamiek in de gemeentelijke organisatie; zo houd je o.a. bij het ontwikkelen van het opleidingsmateriaal rekening met de veranderopgave (afgestemd met de verandermanager) en voer je de trainingsbehoefteanalyse uit.
Realiseren, organiseren, uitvoeren en (tussentijdse) evalueren van de opleidingen van (eind)gebruikers van de processen, systemen en rapporten die veranderen als gevolg van het programma AFIS.
Ontwikkelen van opleidingen, modules en een toegangstoets afgestemd op de processen en/of doelgroepen voor klassikale trainingen en de inzet van e-learning (waaronder micro learnings);.
Het ontwikkelen van een train-the-trainer programma waarmee trainers worden opgeleid om eindgebruikers te kunnen opleiden.
Het helpen met het opbouwen van opleidingsdata (business data en control tables) in de opleidingsomgeving van AFIS.
Werkt binnen het programma nauw samen met de projectleiders die het systeem inrichten, de programmamanager, implementatiemanager en communicatieadviseur.
Monitoren en rapporteren van opleidingsvoortgang.
Het plannen en organiseren van de diverse opleidingen.
De opdrachtgever(s)
De directie Financiën en Inkoop (F&I) van de gemeente Amsterdam wil de gemeentelijke organisatie, Amsterdamse burgers en bedrijven een excellente en toekomstbestendige financiële dienstverlening bieden. Een efficiënte en transparante financiële administratie en geïntegreerde financiële- en inkoopprocessen zijn hiervoor de basis. Een nieuw financieel management en inkoop systeem (FMIS) voor de gehele organisatie is één van de middelen om deze ambitie waar te maken. Het softwarepakket is, na een aanbesteding, geselecteerd. De aanbesteding voor de implementatie- en beheerpartner bevindt zich in de afrondende fase. Op 1 januari 2024 werken zo'n 6000 Amsterdamse ambtenaren met een nieuw financieel management en inkoop systeem. Het programma AFIS is in opdracht van de directie Financiën en Inkoop, verantwoordelijk voor aanschaf en implementatie van het systeem. Voor de implementatie- en nazorgfase zoeken wij een verandermanager.
De gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, zeven stadsdeelorganisaties en Bestuur en Organisatie. De clusters bestaan uit directies die expertise hebben op een specifiek terrein, bijvoorbeeld Personeel en Organisatie, Handhaving en Toezicht, Belastingen en Wonen. Het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en de stadsdeelbesturen vormen samen het bestuur van de gemeente. Het cluster Interne Dienstverlening is één van de vijf clusters binnen de gemeentelijke organisatie. In het cluster Interne Dienstverlening vindt ondersteuning van de bedrijfsvoering plaats. De financiële en inkoop ondersteunende bedrijfsvoeringfuncties zijn samengebracht in de directie Financiën en Inkoop. Deze directie verantwoordelijk voor het financiële beheer van de gemeente Amsterdam, bewaakt de doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen en verzorgt de financiële informatievoorziening.
Het programma AFIS
Het nieuwe financieel management en inkoop systeem draagt de naam AFIS en is onderdeel van het verder digitaliseren en automatiseren van de (interne) dienstverlening van de gemeente Amsterdam. Het systeem wordt gebruiksvriendelijker, toegankelijk via mobiele telefoon of tablet. Bestaande ketenprocessen worden (verder) geautomatiseerd en uitgebreid met leveranciers- en contractmanagement. Daarnaast bieden financiële projectbeheersing en een begrotingsmodule een vollediger inzicht in de financiële stand van zaken van de budgethouder, de directie, de programma's en de stad. Door zoveel mogelijk te standaardiseren en automatiseren wordt de datakwaliteit van financiële- en de inkoopgegevens verbeterd ten behoeve van kwalitatief goede rapportages en betrouwbaardere prognoses. De komende jaren gaat de gemeente Amsterdam gebruik maken van SAP S4HANA en SAP Ariba.
Zo spoedig mogelijk na sluiting
Overige informatie
Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent! Reageer via de onderstaande button op deze opdracht. Nog geen profiel? Deze maak je heel makkelijk en snel aan. Nadat jij je interesse kenbaar hebt gemaakt zullen wij contact met je opnemen. Ten aanzien van referenties vragen wij: naam, bedrijf en telefoonnummer. Je wordt beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt je niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarnaast wordt er beoordeeld op diverse wensen. In je aanbieding moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden. Heb je over deze opdracht of andere opdrachten vragen? Neem dan contact op via 085 – 487 85 00 of zp@jong-en-ko.nl of vul het contact formulier in.
Deze opdracht is een niet specifieke zzp opdracht. Informeer naar de mogelijkheden.
De functie wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever. Voor de periode van de opdracht gaan wij met u een tijdelijk dienstverband aan. Salarisindicatie € 4.100 tot maximaal € 8.000 bruto per maand op basis van 40 uur. (afhankelijk van leeftijd en ervaring).
Overige informatie in verband met Corona
Kom je in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever een gesprek met je in. Het gesprek zal ofwel op locatie ofwel online plaatsvinden. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen.